《辦公室觀察日記》 No.16
沒有靈魂的簽名
#辦公室觀察日記
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真假!?
Day43-(1/6)
早上7點半,我照常進辦公室。桌上放著一疊文件-我知道那是我上週放在M桌上的查驗單,他簽好了,放到我桌上。
我翻開來看,確實都是我完成後擬好、等候簽名的資料。沒問題。
但就在這堆文件底下,我發現一張「還沒做完」的查驗單也被簽了名。表格還是空白的,我還沒開始填。那是我暫放在自己座位文件架子裡的未完成查驗單,一個字都還沒寫。
我感到背脊發涼。
M簽在一張尚未完成、無內容的查驗單上。這種動作,不只潦草,是毀約—對流程、對責任,也對我的專業。
我立刻拍照、傳LINE訊息給M:
「主管您好,這份放在我桌上的查驗單,其實還尚未完成填寫,我原本預計今天處理。
不過我發現您假日進辦公室時,已經在查驗內容尚未填寫的情況下簽了名。
我擔心這樣的簽核方式可能會產生流程與資料的風險。
如果日後有問題,這張表會變成有簽名、沒內容」的紀錄,看起來像是流程已走完,但實際上根本還沒處理。
這不只會誤導判讀,也可能影響資料的正確性與責任歸屬。
如果擔心月底同仁找不到您簽名,是否可以事先告知進辦公室時段,讓大家提早準備好文件再請您簽核,這樣比較安全也完整。
我這邊也會再標示桌面資料區域,避免類似情況再次發生。
謝謝您理解。」
M回:「了,這2天趕著簽,簽太快了。」
我看著那幾個字,感到一種說謊也不掩飾的荒謬。
明明未完成的表單放在我座位的架子裡,完成的才是我親自放在他桌上的。不是簽太快,是擅自簽了不該碰的文件。
我沒有再回覆他。
我開始思考,這一份工作裡,我的真正職責不只是查驗與資料整理,而是擔任一層防火牆—擋住那些不該進來、不該簽下、不該被默許的「錯誤」。
辦公室裡可能沒有人察覺這種事的重要性,但我會記住:有些錯誤,不該被蓋章、不該被沉默吞下。
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